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    Shareworx DC 工程文控管理系统

    Shareworx DC是指工程文控管理系统,是针对工程行业内容的成果作为管理对象,实现对成果文档的全面管控,既保证了成果的访问安全性(成果转化流程以及权限管理),又能对成果的利用(文档传送)提供了更好的支撑。

    1. 详细信息

    Shareworx DC是指工程文控管理系统,是针对工程行业内容的成果作为管理对象,实现对成果文档的全面管控,既保证了成果的访问安全性(成果转化流程以及权限管理),又能对成果的利用(文档传送)提供了更好的支撑。实现了工程EPC文档全生命周期的管理,支持多项目、多参与方的管理方式。进而更好的提升EPC项目的管理能力,改善管理工作的效率,提高了EPC项目中信息化的管理水平,有效的节省了人员的时间成本、沟通成本和管理成本。

     

    Shareworx DC解决方案

    企业在快速发展过程中,形成大量的文档资料,这些资料大部分都散落在各个工程的设计、采购、建设、调试等环节,由于缺乏统一的工程文档管理平台,会造成大部分工程资料的缺失。在这些技术资料中蕴含了大量宝贵的知识和经验,这些“内容”承担着传承企业知会和社会记忆的重任,同时作为企业的无形资产,对提高企业核心竞争力等方面发挥着不可或缺的作用,进而对公司的业务发展形成关键性影响。

     

    如何在海量信息里快速、准确的找到所需的知识与信息,成为企业信息化后亟待解决的问题。一个成熟的工程文档管理系统应能够涵盖整个项目生命周期,能够从项目内容或文档产生初始、到文档过程控制,直至归档、销毁的全过程进行管理。

     

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    文控这一概念最初源于项目管理技术与方法,现代工程项目管理理论把文档管理作为项目管理的9大变量之一,它与费用控制、质量控制、材料控制、进度控制等共同构成项目管理的重要内容。因此,文控是一项科学化、规范化、专业化的工作。

     

    该岗位从项目开始到结束,专职负责项目往来文档的收集、整编、发放、归档,进行全过程的控制管理。

     

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    Shareworx DC工程文控管理系统针对工程行业内容的成果文件作为管理对象,这里的成果文件指的是:在项目执行过程中产生的可用于内部流转交换和对外交付使用电子文件。

     

    为实现以文档为载体的项目过程信息有序流转和归集,实现项目文件版本可控,及项目文档全过程流程控制自动结构化归集,建立以工程文控管理系统作为所有项目文件管理、交换和交付的唯一工作平台。

     

    系统实现了对成果文档的全面把控,既保证了成果访问的安全性(成果转化流程以及权限管理),又能对成果的利用(文档传送)提供了有力支撑。可以提供针对工程行业文档全生命周期的管理和服务,继而为企业建立以工程项目为核心的非结构化数据中心、以内容库为核心的项目协作管理平台。

     

    工程文档管理系统位于工程行业内容管理全生命周期的中间位置,上面承接设计阶段,向下流向利用阶段。是整个工程项目管理过程中成熟信息收集和流转的集散中心,也是由信息转为知识的孵化中心,更是为高层提供决策依据的数据中心。在整个工程文档生命周期中,起到承上启下的的作用。

     

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    工程文控管理系统能在工程文档项目实施过程中提供存储、归档以及生命周期方面的全面支持,包含:项目管理、专业管理、文控管理(文档接收和传送)、权限管理、项目统计、多维视图等,来支持工程企业的项目文档管理的需求。

     

    方案特色

    Shareworx解决方案以项目管理为核心驱动,以文控为内容中心,以决策支持为战略目标,自底而上的形成工程项目内容管理全生态。本方案通过对内容的收集、控制及梳理,最终达到对计划、成本、质量三大核心价值的升级。

     

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    完整性——防止未经授权对文件进行利用、销毁和改动。

    一致性——满足业务的需要,遵从机构的规章制度,并符合对机构的期望。

    全面性——管理所有门类的文件。

    系统性——系统地形成、系统地保管和系统地管理,日常工作有序化。

    兼容性——能够与多种系统集成,共享数据信息。

     

    文档管理与权限控制

    系统以项目管理为主线,以内容为主要管理对象,以业务流程驱动文件生命周期状态变化,准确、有效、集中地管理项目全部文档。

    系统文件以树形文件结构的方式进行管理,使文件规范、统一管理,通过文件类型的规划,可在建立项目时根据模板自动初始化文档管理结构及其属性和默认权限,减少人工维护。

     

    系统对每一内容文件可以作版本控制,并为内容文件建立版本树。提供了主版本,小版本,分支版本结合管理的方式。版本管理可应用在,以及允许用户修改的业务等等,藉由版本管理可以全程记录相关业务变更的记录。

     

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    系统提供可视化的工作流(Workflow)服务,工作流可使业务流程正式化并自动操作。在流程进行的过程中,相应的审批人员可以随时查看流程进度、对流程进行监控。在流程进行完之后,系统还可以自动生成相应的表单,从而极大地减轻了设计人员及相关项目管理人员的工作量。

     

    权限控制

    系统权限控制体系是整个系统的核心。系统以角色为权限控制单位,从业务角度设置角色权限,使权限体系的配置简单化、管理规范化,同时更加贴合实际。在操作上,用户仅需向相应的角色中添加用户即可完成权限的配置。确保适当的人看到和使用适当的内容。该方式有两种实现模式:

    • 权限矩阵

    该模式主要应用于项目文控管理,以文档结构和项目角色两个维度确定某一角色在某类文件的权限、进行权限的管控与文档分发,实现数据的自动化授权。

    • 权限集合

    该模式主要应用于非项目文档管理及档案管理,以角色和权限集两大维度进行权限的管理,如下图所示,用户1和用户2添加至角色1中,则具备了角色1所配置的禁止访问的权限。

     

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    同时本方案可结合文件结构、文档属性(如密级、专业)细化管控细度,如:根据文档密级的不同控制不同用户对文件的访问。如下图所示:用户1和用户2可对文件目录1中的★★和★★★密级文档禁止访问。

     

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    文件检索与在线浏览

     

    • 文件检索

    强大的检索支撑是采购管理系统的运行核心。在海量数据中,能够以多维度、多属性组合的方式检索,快速准确定位所需信息,同时支持全文检索功能,可根据文件内容直接检索所需数据。

     

    系统通过对文档的分类/元数据管理/文档关系管理等,将非结构化数据有效的管理起来。对于分类较熟悉的用户,可以利用属性搜索进行内容的快速定位,也可以直接在分类树上进行文档定位。其他人员可以通过全文检索,筛选需要的信息。

     

    系统提供目录树导航定位,基于属性的搜索,复合条件搜索,全文搜索多种数据查找定位方式,且搜索结果同当前登录用户的权限相关。

    系统提供多种文件检索方式:快捷搜索、高级查询和全文检索。

     

    快捷搜索,可在文件列表中,输入搜索关键字,根据文件全部属性进行模糊搜索,并显示相应的结果,同时可将搜索关键字标红。

     

    高级查询,可通过设置多种查询条件进行组合查询,可以设置查询条件间的组合关系。

     

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    全文检索,可根据文档内容进行搜索,搜索结果更加全面、准确。

     

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    • 在线浏览

    系统拥有内置文件浏览器,目前能够支持常用的文件格式,全部有250种以上的格式,基本满足项目过程中可能涉及的各类文件格式,如CAD图形文件、Office文档、PDF、图片等格式都会支持,而且文件浏览的权限可单独设置,可以控制用户只可以通过内置浏览器查看文件内容,而不能下载或任意复制,从而最大限度地保证了企业知识产权的安全。

     

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    内部分发与外部传送

    系统能够支持内部文件的流转与交换、对外文件的接收与外发,即文件传送——Transmittal。Transmittal功能用于在不同的设计阶段,不同子项,不同套图和不同的对象(公司内其他设计人员,供应商,分包商和业主等)实现不同的文档/图纸自动打包、格式转换(如转换为PDF等)与资料交付等功能,并能对发布的文档进行自动追踪,实现文档发布的全程控制。Transmittal使用矩阵式分发人员和文档定义,可以实现如下内容:

     

    • 同时分发多角色多份文档,并对文档进行追踪
    • 使用分发矩阵定义不同角色的不同操作和不同的文档
    • 定义接收文档方式
    • 纸质文档份数
    • 通过E-mail接收
    • Transmit全程监控

     

    系统可以根据用户需要,自动生成相应的文件传递报告,报告的样式可由用户自定义。

     

    • 内部交换

    项目内部文件的流转与交换。项目内部专业或组织之间文件件的流转与交换,并自动生成内部文件传送单。

     

    • 外部传送

    项目与外部单位或组织之间的文件传送与交换。如业主、供货商、分包商等。

    > 外来文件收发

    文控用来接收外部文件后,对外来文件登记并进行内部分发,同时自动生成外来文件登记单。

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    > 文件交付

    文控通过系统将需要发送给外部单位的文件进行分发,同时自动生成对外发送传送单。如设计文件交付。

     

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    多维视图与信息统计

    • 多维视图

    项目文件可以以多维视图的方式进行查看。系统提供多种维度结构的多维度视图。每个维度节点自动统计文件数量,点击每个维度节点,可在右侧显示相应的文件列表。示例如下:

     

    > 专业-大类-状态,类型-大类-状态,大类-人员-状态

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    • 信息统计

    Shareworx提供灵活的、图表型的统计、分析功能。用户可根据企业要求,灵活设计自定义统计报表格式,设计过程方便快捷。

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    交付归档与数字移交

    • 交付归档

    系统可通过与档案系统、出版系统的对接,实现文件的在线自动归档和出版。

     

    • 数字移交

    系统提供一套基于数据仓库技术的工程数据移交解决方案,把分散在不同地点,不同格式,不同应用的信息,即有结构化数据,也有非结构化数据,整合在一起,通过统一的数据标准,帮助用户快速完成信息的梳理,关联关系管理,数据移交,搜索及报表。在工程企业今后的工程协同内容管理解决方案的过程中,如果使用达美盛的解决方案,能够将知识管理和工程数据移交有机的结合起来,使得工程数据、工程知识不仅仅由工程企业受益,同样可以惠及工程企业的业主。

     

    计划跟踪与系统集成

    • 计划跟踪

    系统可与计划管理系统进行集成,可提供项目计划监控,根据项目文档的发布情况,定时更新项目进度,清晰标示出项目已完成、未完成、逾期已完成、逾期未完成计划。

     

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    同时,可在计划提交前设置预警期限,系统将在计划截止日期前对相关用于进行预警提示。

     
     
     
     
     
    关于达美盛
    北京达美盛软件股份有限公司(以下简称“达美盛”,股票代码:430311)是基础设施全生命周期大数据管理及基于移动互联网技术的存量资产管理和价值提升解决方案的供应商。公司致力于通过自主核心技术,为基础设施领域客户提供工程(EPC)及运维(MRO)领域一体化软件系统和工程优化解决方案。
     
    公司是中国第一家PCA & Fiatech ISO15926(国际基础设施数据规范组织)组织成员,采用ISO15926这一国际主流的数据标准,并结合移动互联网技术,兼容主流的建筑信息模型(BIM)及数字工厂(Digital Plant)系统。为国际国内客户提供多专业工程协作、数字化移交、HSE管理和可视化运维等多种服务。
     
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    标签:  Shareworx 文控系统 文件管理
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